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Archivi

L'applicazione è dotata di quattro archivi la cui funzione è quella di poter catalogare libri, dischi, video (film o documentari), programmi multimediali, riviste o qualsiasi altra cosa di qualità che consenta lo sviluppo delle capacità della mente e dell'anima; quindi sarebbe opportuno evitare di immettere uno smisurato numero di opere, e cercare di fare una piccola selezione, ad esempio: per i libri si possono scegliere testi classici di Pirandello, Verga, Balzac, Dostoèvskij, Hugo, Hesse, Stendhal, Tolstòj oppure libri scientifici e di utilità etc. Per i dischi si può scegliere la musica d'autore, la classica, il jazz etc.; infine, per i film, si possono scegliere quelli basati sulle storie tratte da romanzi classici, quelli dei maestri della regia oppure i musicali, etc. (L'agenda può essere trasformata in archivio generico cliccando sul titolo del database.

 

Comandi archivi

I comandi principali dei database sono: pulsante Cerca, che serve a cercare e selezionare un particolare record (poi sarà necessario premere il pulsante Rinnova, per accedere a tutti i dati dell'archivio). Pulsante Ordina, che consente di organizzare l'ordine del database in base ad un campo specifico. Pulsante Griglia, che permette di visionare la griglia con tutti i records presenti nell'archivio (la freccia obliqua discendente ordina in base al numero e consente un diverso tipo di visualizzazione dei dati). Per togliere la griglia basta premere il comando Griglia nel menu Opzioni o il pulsante Archivio (icona con le schede). Con il pulsante Totale è possibile fare la somma di tutti i prezzi o solo di quelli selezionati preventivamente col comando Cerca. I comandi Stampa, permettono di stampare l'archivio come appare a video o con un ordine specifico, oppure anche solo la griglia. Per maggiori informazioni sui comandi degli archivi, basta consultare nell'indice della guida personalizzata, Comandi e Gestione Archivi.

 

Gestione archivi

Per gestire razionalmente i dati nell'archivio, basterà immettere un numero di record crescente, ogni volta che se ne salva uno nuovo, operazione che avverrà in modo automatico (questo accorgimento è utile solo per motivi di chiarezza, e non di funzionalità; infatti è possibile assegnare alle schede lo stesso numero). In caso di cancellazione di schede, con la funzione Rinumera (nel menu Opzioni) è possibile riordinare in senso progressivo il database. Premendo i pulsanti di spostamento (od utilizzando qualsiasi funzione del database), se sono state apportate delle modifiche all'archivio; il programma chiederà se si vuole salvarle. Per eliminare variazioni indesiderate, basterà premere Rinnova o Nuovo, dopo aver risposto No al messaggio di salvataggio. Comunque sarà opportuno dotarsi di una copia di sicurezza aggiornata del file di database (ad esempio su CD-RW) tramite il comando Salva.. (menu File).

 

Aggiungi scheda

Premendo il pulsante aggiungi, sarà inserita una nuova scheda in fondo all'archivio, la numerazione del record è automatica (può essere cambiata, ma con questa operazione non varierà il posizionamento come ultima scheda del database). Per inserire un'immagine nella nuova scheda, basta utilizzare la funzione Immagini nel menu Opzioni (oppure premere il pulsante Foto e poi l'icona con gli attrezzi). Nel caso in cui si desideri utilizzare i comandi dell'archivio durante la funzione di inserimento dati, comparirà un messaggio di errore; infatti, è necessario salvare il record per farlo diventare parte integrante del programma. Per evitare di salvare i dati immessi, basta premere il pulsante Rinnova o il comando Nuovo (icona con il foglio). N.B. Per copiare in una nuova scheda un dato che si ripete in un campo di un altro record, basterà utilizzare il tradizionale Copia-Incolla, premendo il pulsante destro del mouse (o Ctrl+C e poi Ctrl+V) dopo avere acquisito il testo trascinando il puntatore.

 

Calcoli archivi

E' possibile eseguire semplici calcoli, grazie al pulsante Totale ed ai comandi Cambio valuta e Aggiungi valuta (nel menu Opzioni); in modo da ottenere la somma di tutti i prezzi dei records o solo di quelli selezionati preventivamente col comando Cerca, ed apportare modifiche alle valute. Ad esempio per i libri, premendo Cerca, digitando Autore, poi il nome corretto dell'autore ed infine premendo Totale si potrà ottenere la somma dei prezzi dei libri pubblicati solo da quello scrittore, oppure si potrà mettere la data di aggiornamento; così selezioneremo solo i libri acquistati lo stesso giorno (se ci interessa sapere l'ammontare degli acquisti del mese, in fase di immissione basterà evitare di mettere il giorno). Utilizzando poi il comando Griglia sarà possibile visualizzare i libri che sono stati selezionati; invece per vederli tutti sarà sufficiente premere sull'icona con la freccetta obliqua verso il basso. Alla fine delle operazioni, per ripristinare le condizioni normali basterà premere Rinnova.

 

Utilità

Il programma permette di posizionare un segnalibro come promemoria; basterà utilizzare il rispettivo comando nel menu Opzioni (oppure Shift+Ins), poi premendo Vai al segno (o Ctrl+F1) l'archivio si riposizionerà nel punto memorizzato. Bisogna ricordare che il segnalibro sarà eliminato quando si preme Rinnova (o con qualsiasi comando che faccia ripartire l'archivio). E' possibile ordinare o cercare i dati con gli appositi pulsanti (in basso), oppure per spostare l'archivio su di una determinata scheda, basta digitarne il numero utilizzando la funzione Vai al numero, nel menu Opzioni (o premendo Ctrl+F12). Per una ricerca più dettagliata si può utilizzare la funzione Comandi SQL, nel menu Opzioni; infine sempre nello stesso menu, è presente il comando Linee Griglia, che consente di eliminare le righe dalla griglia dei dati (per avere una visione od una stampa più omogenea dei records visualizzati). E' possibile anche disporre del calcolatore-convertitore Euro cliccando sul campo Prezzo.

 

Modi di stampa

Il programma consente di stampare l'archivio in due modalità diverse, a seconda che la stampa sia normale (comando Stampa) oppure ordinata in base ad un campo selezionato (Stampa per ordine). I campi stampati saranno quelli principali, ad esempio per l'archivio libri: Numero, Titolo, Autore, Editore e Paese (come appaiono nella prima videata usando il comando Griglia nel menu Opzioni; invece con il comando Stampa per ordine, al posto di Editore e Paese ci saranno Sottotitolo e Prezzo, come accade utilizzando la Griglia). Nel caso in cui si desideri che i dati di un record siano stampati su di un'unica riga, bisognerà rispettare il numero di caratteri che risultano indicati cliccando sull'icona relativa ai campi (quest'operazione è utile solo ai fini della pulizia di stampa). E' anche possibile stampare la scheda o la griglia (solo quella attiva dei Dati), grazie all'apposito comando. Per maggiori informazioni sulla stampa degli archivi basta cliccare sull'icona a sinistra dell'intestazione dell'archivio.

 

Vedi anche

         Menu Opzioni (archivi)